Codziennie na terenie naszego kraju różnego rodzaju instytucje wytwarzają wiele najróżniejszych dokumentów. Stworzono bardzo dużo uwarunkowań prawnych, które nie tylko opisują dokładnie kwestie ich gromadzenia oraz przechowywania, ale też kwestie odnoszące się do ich niszczenia.

Rozwój nowatorskich technologii sprawił, że powstają obecnie dokumenty nie tylko w formie papierowej. Ogromna ich część przetrzymywana jest dzisiaj na dyskach twardych oraz zapisywana na płytach CD. Niezależnie od tego, na jakiego typu nośnikach zostały zapisane niszczenie dokumentów niszczenie dokumentów musi odbywać się w zgodzie z wymogami szeregu ustaw i norm bezpieczeństwa. Niszczenie dokumentów powinno odbywać się w taki sposób, aby nie dało się ich odzyskać. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak też tych utrwalanych na twardych dyskach oraz płytach CD. Utylizacja dokumentów powinna być przeprowadzana przede wszystkim zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Utylizacja dokumentów obejmuje rozmaite typy dokumentów, zaliczane się do nich między innymi dokumenty firmowe, ale też takie, które oznaczone są jako tajne. Zanim zostaną one zniszczone przeprowadzana jest procedura brakowania dokumentów.

Sprawdź także: przeprowadzka archiwum

Brakowanie dokumentów to proces, który ma wykazać, które z wytworzonych dokumentów powinny zostać przekazane do archiwum, a które należy zniszczyć. Po przeprowadzeniu tej procedury można rozpocząć ich niszczenie oraz utylizację. Część dokumentów, chociażby wyciągi bankowe klientów, w postaci papierowej trafia zwyczajnie do niszczarek. W niszczarkach nie da się jednak zniszczyć dyskietek czy płyt CD. Aby odzyskanie danych nie było możliwe, niszczy się je na ogół poprzez zgniatanie bądź poprzez cięcie. Z uszkodzonych w taki sposób danych się już nie odzyska. Metod niszczenia dokumentów wskazać można przynajmniej kilka. Są już na ten moment nawet firmy, które proponują usługi fachowego niszczenia najróżniejszych dokumentów. Powierzając utylizację wyspecjalizowanej firmie, należy przyjrzeć się, w jaki sposób usługa jest wykonywana. Odpowiedzialność bierze na siebie zleceniodawca. Nigdy nie powinno się o tym zapomnieć.