Mnogość propozycji powierzchni konferencyjnych do wynajęcia może przyprawić o zawrót głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie powinni się skupiać tylko na lokalizacji. Równie ważne, a niekiedy najistotniejsze, są czynniki dodatkowe powiązane z kierunkiem konwentu edukacyjnego, szkoleniowego bądź biznesowego. Projektując naradę albo szkolenie musimy wykazać się bardzo wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Tropem do rozplanowania całej logistyki przedsięwzięcia będzie za każdym razem ten sam punkt wyjścia – miejsce zebrania.