Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma znaczącymi zadaniami. Mając firmę, nawet niewielką, bezsprzecznie mamy wiele różnych dokumentów księgowych. Pożądane byłoby dowiedzieć się więc, jak powinno się dobrze trzymać tą dokumentację.

O dokumenty księgowe naturalnie trzeba dbać, wobec tego ścisła archiwizacja dokumentów księgowych ma ważkie znaczenie. Bezsprzecznie muszą być one odpowiednio ułożone i uporządkowane. Jeśli o to nie zadbamy to podczas kontroli skarbowej zdołają pojawić się spore uchybienia. Dokumenty rachunkowe to zwłaszcza księgi podatkowe, deklaracja vat oprogramowanie vat (czy deklaracja vat jest obligatoryjna), rejestry, ewidencje, rozlicznego typu faktury (przykładowo faktura wewnątrzwspólnotowa), i także dowody księgowe albo sprawozdania skarbowe. Wskazane jest zadbać o to, aby w trakcie kontroli skarbowej dostęp do dowodów był łatwy i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli migiem je znaleźć. Konieczne jest także znalezienie na dokumenty dobrego miejsca, muszą być one bezpieczne i ochraniane przed niepowołanymi osobami, które nie powinny posiadać do nich dostępu. Zgubienie lub stracenie jakiegoś ważnego dokumentu księgowego zdoła mieć faktycznie istotne, wprost opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować osobiście, możemy to zlecić doświadczonemu biuru rachunkowemu - czy archiwizacja dokumentów księgowych jest dla mnie. Wiele przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Korzystając z oferty biegłego, polecanego biura rachunkowego mamy pewność, że nasze dokumenty bezsprzecznie są bezpieczne oraz prawidłowo poukładane. Do tego w razie konieczności, zawsze możemy mieć do nich łatwy, nieskomplikowany dostęp.

W dzisiejszych czasach okazałą renomą cieszy się archiwizacja elektroniczna, aczkolwiek ogromnie znaczące jest to, by dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Dodatkowo właściciel powinien mieć również kopię takich dokumentów, dzięki czemu w przypadku zepsucia się jednego nośnika, wciąż będziemy posiadać do nich dojście i nie utracimy żadnych ważkich dokumentów księgowych - czy faktura wewnątrzwspólnotowa jest dokumentem.